The Beginner’s Guide to Order Management

La Guía Para Principiantes Sobre la Gestión de Pedidos

SAGE Order Management is built specifically for our industry, so you have all the tools you need to successfully manage your orders. Here are five ways SAGE Order Management makes your workday easier:

SAGE Order Management está diseñado específicamente para nuestra industria, por lo que tiene todas las herramientas que necesita para administrar sus pedidos con éxito. Aquí hay cinco formas en las que SAGE Order Management facilita su día de trabajo:

Eliminates the need to rekey information, decreasing your margin of error.
Elimina la necesidad de volver a ingresar información, lo que reduce su margen de error.
Integrates seamlessly with QuickBooks Desktop and QuickBooks Online or you can export your data via XML.
Se integra perfectamente con Excel, QuickBooks Desktop y QuickBooks Online, o puede exportar sus datos a través de XML.
Orders or sample requests can be sent to suppliers directly through the SAGE network for faster fulfillment.
Los pedidos o solicitudes de muestras se pueden enviar a los proveedores directamente a través de la red SAGE para un cumplimiento más rápido.
Connected with our product research module in all three SAGE platforms (Online, Web, and Mobile), so it pulls in all data necessary to complete your forms. Full control to edit and customize if needed.
Conectado con nuestro módulo de Busqueda de Productos en las tres plataformas SAGE (en línea, web y móvil), por lo que obtiene todos los datos necesarios para completar sus formularios. Control total para editar y personalizar si es necesario.
Ability to include artwork and other file attachments with orders to ensure suppliers have exactly what they need.
Capacidad para incluir fácilmente material gráfico y otros archivos adjuntos con los pedidos para garantizar que los proveedores tengan exactamente lo que necesitan.

Here are some tips and tricks on how to use the SAGE Order Management module to streamline your orders and improve your sales process.

A continuación, se incluyen algunos consejos y trucos sobre cómo utilizar el módulo SAGE Order Management para agilizar sus pedidos y mejorar su proceso de ventas.

How to Create Forms

Cómo crear formularios

Log into SAGE Workplace. Order Management is also available in SAGE Workplace.
Inicie sesión en SAGE Workplace. La gestión de pedidos también está disponible en SAGE Workplace.

Click Orders in the left menu.
Haga clic en Pedidos en el menú de la izquierda.

Click Create New at the top and choose to create a supplier form or a client form. For example, if you wanted to create a sales order for a client, select Create Sales Order. It is recommended to begin with a client form if your order includes multiple products.
Haga clic en Crear nuevo en la parte superior y elija crear un formulario de proveedor o de cliente. Por ejemplo, si desea crear un pedido de venta para un cliente, seleccione Crear pedido de venta. Se recomienda comenzar con un formulario de cliente si su pedido incluye varios productos.

Under Client, click the drop-down menu next to client field and choose the client from your CRM. Notice how the client information automatically populates into the Bill To and Ship To information.
En Cliente, haga clic en el menú desplegable junto al campo de cliente y elija el cliente de su CRM. Observe cómo la información del cliente se completa automáticamente en la información de Facturar a y Enviar a.

You can add additional details like reference number, terms, shipping account, etc. You can even choose for the supplier to drop ship directly to your client. When creating client forms, information like pricing, shipping accounts, etc. can also pull from client CRM profiles. 
Puede agregar detalles adicionales como número de referencia, términos, cuenta de envío, etc. Incluso puede elegir que el proveedor realice el envío directamente a su cliente. Al crear formularios de clientes, información como precios, cuentas de envío, etc. también se puede extraer de los perfiles de CRM de los clientes.

When converting to a purchase order, if you have a main contact listed and/or payment terms listed under the supplier’s profile, that information will automatically be added to the corresponding fields. Note that if you have products from multiple suppliers and/or decorators, a separate PO for each will be created automatically. 
Al convertir a una orden de compra, si tiene un contacto principal enumerado y/o términos de pago enumerados en el perfil del proveedor, esa información se agregará automáticamente a los campos correspondientes. Tenga en cuenta que si tiene productos de varios proveedores o decoradores, se creará automáticamente una orden de compra independiente para cada uno.

Scroll down to the Items section to include any products from your File Center or even choose to Add from Scratch. This is also where you would add items from a supplier not listed in the database. Simply select New next to the supplier field to fill in their information. 
Desplácese hacia abajo hasta la sección Artículos para incluir cualquier producto de su Centro de archivos o incluso elija Agregar desde cero. Aquí también puede agregar artículos de un proveedor que no figura en la base de datos. Simplemente seleccione Nuevo junto al campo del proveedor para completar su información.

After adding a product, you can select a quantity, adjust colors and sizes if needed, select additional charges, add notes, and more. 
Después de agregar un producto, puede seleccionar una cantidad, ajustar los colores y tamaños si es necesario, seleccionar cargos adicionales, agregar notas y más.

Scroll down to include artwork or files, you can either add a Local File, select from the File Center, or select a Client Logo which will pull from the client’s logos stored in their CRM profile, or drag and drop files to the list.
Desplácese hacia abajo para incluir ilustraciones o archivos; puede agregar un Archivo local, seleccionar desde el Centro de archivos o seleccionar un Logotipo de cliente que se extraerá de los logotipos del cliente almacenados en su perfil de CRM, o arrastrar y soltar archivos a la lista.

Then at the top you can save, view or print, or email your form. You can also mark your document as sent, however if you sent it through SAGE Workplace (either to the supplier directly or through the Email option) you do not need to manually mark it as sent. You can also view the History for your form, create an Office Copy, Export your form, or create a Copy. This is also where you would set your defaults for all order forms. Make sure that the fields you want to contain default information are filled in before continuing. Please note: in order to set your defaults, certain fields that should not contain default information (such as items and attachments) will be automatically cleared during this process. 
Luego, en la parte superior, puede guardar, ver o imprimir, o enviar por correo electrónico su formulario. También puede marcar su documento como enviado; sin embargo, si lo envió a través de SAGE Workplace (ya sea directamente al proveedor o mediante la opción de Correo electrónico), no necesita marcarlo manualmente como enviado. También puede ver el historial de su formulario, crear una copia de Office, exportar su formulario o crear una copia. Aquí también puede establecer los valores predeterminados para todos los formularios de pedido. Asegúrese de que los campos que desea que contengan información predeterminada estén completos antes de continuar. Tenga en cuenta que, para establecer los valores predeterminados, ciertos campos que no deben contener información predeterminada (como elementos y archivos adjuntos) se borrarán automáticamente durante este proceso.

Log into SAGE Workplace. Order Management is also available in SAGE Workplace.
Inicie sesión en SAGE Workplace. La gestión de pedidos también está disponible en SAGE Workplace.

Click Orders in the left menu.
Haga clic en Pedidos en el menú de la izquierda.

Click Create New at the top and choose to create a supplier form or a client form. For example, if you wanted to create a sales order for a client, select Create Sales Order. It is recommended to begin with a client form if your order includes multiple products.
Haga clic en Crear nuevo en la parte superior y elija crear un formulario de proveedor o de cliente. Por ejemplo, si desea crear un pedido de venta para un cliente, seleccione Crear pedido de venta. Se recomienda comenzar con un formulario de cliente si su pedido incluye varios productos.

Under Client, click the drop-down menu next to client field and choose the client from your CRM. Notice how the client information automatically populates into the Bill To and Ship To information.
En Cliente, haga clic en el menú desplegable junto al campo de cliente y elija el cliente de su CRM. Observe cómo la información del cliente se completa automáticamente en la información de Facturar a y Enviar a.

You can add additional details like reference number, terms, shipping account, etc. You can even choose for the supplier to drop ship directly to your client. When creating client forms, information like pricing, shipping accounts, etc. can also pull from client CRM profiles.
Puede agregar detalles adicionales como número de referencia, términos, cuenta de envío, etc. Incluso puede elegir que el proveedor realice el envío directamente a su cliente. Al crear formularios de clientes, información como precios, cuentas de envío, etc. también se puede extraer de los perfiles de CRM de los clientes.

When converting to a purchase order, if you have a main contact listed and/or payment terms listed under the supplier’s profile, that information will automatically be added to the corresponding fields. Note that if you have products from multiple suppliers and/or decorators, a separate PO for each will be created automatically.
Al convertir a una orden de compra, si tiene un contacto principal enumerado y/o términos de pago enumerados en el perfil del proveedor, esa información se agregará automáticamente a los campos correspondientes. Tenga en cuenta que si tiene productos de varios proveedores o decoradores, se creará automáticamente una orden de compra independiente para cada uno.

Scroll down to the Items section to include any products from your File Center or even choose to Add from Scratch. This is also where you would add items from a supplier not listed in the database. Simply select New next to the supplier field to fill in their information.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Artículos para incluir cualquier producto de su Centro de archivos o incluso elija Agregar desde cero. Aquí también puede agregar artículos de un proveedor que no figura en la base de datos. Simplemente seleccione Nuevo junto al campo del proveedor para completar su información.

After adding a product, you can select a quantity, adjust colors and sizes if needed, select additional charges, add notes, and more.
Después de agregar un producto, puede seleccionar una cantidad, ajustar los colores y tamaños si es necesario, seleccionar cargos adicionales, agregar notas y más.

Scroll down to include artwork or files, you can either add a Local File, select from the File Center, or select a Client Logo which will pull from the client’s logos stored in their CRM profile, or drag and drop files to the list.
Desplácese hacia abajo para incluir ilustraciones o archivos; puede agregar un Archivo local, seleccionar desde el Centro de archivos o seleccionar un Logotipo de cliente que se extraerá de los logotipos del cliente almacenados en su perfil de CRM, o arrastrar y soltar archivos a la lista.

Then at the top you can save, view or print, or email your form. You can also mark your document as sent, however if you sent it through SAGE Workplace (either to the supplier directly or through the Email option) you do not need to manually mark it as sent. You can also view the History for your form, create an Office Copy, Export your form, or create a Copy. This is also where you would set your defaults for all order forms. Make sure that the fields you want to contain default information are filled in before continuing. Please note: in order to set your defaults, certain fields that should not contain default information (such as items and attachments) will be automatically cleared during this process.
Luego, en la parte superior, puede guardar, ver o imprimir, o enviar por correo electrónico su formulario. También puede marcar su documento como enviado; sin embargo, si lo envió a través de SAGE Workplace (ya sea directamente al proveedor o mediante la opción de Correo electrónico), no necesita marcarlo manualmente como enviado. También puede ver el historial de su formulario, crear una copia de Office, exportar su formulario o crear una copia. Aquí también puede establecer los valores predeterminados para todos los formularios de pedido. Asegúrese de que los campos que desea que contengan información predeterminada estén completos antes de continuar. Tenga en cuenta que, para establecer los valores predeterminados, ciertos campos que no deben contener información predeterminada (como elementos y archivos adjuntos) se borrarán automáticamente durante este proceso.

Did You Know?

¿Sabías que?

You can add products straight from a product search, project, or presentation. After finding a product from your search results, select the product by checking the box in the upper left corner, then choose + Order Form from the actions at the bottom of your screen. You can even drag and drop products into a form by dragging the product into the interactive order tab. To add a product from a project, under the Products tab, select the product you wish to add, and select Add Products to Form at the bottom of your screen. If you want to add a product from a presentation, click into the product detail screen of the product, then click the Item Actions drop down, select Add Item to Order Form, then choose your form.

Puedes agregar productos directamente desde una búsqueda de productos, un proyecto o una presentación. Después de encontrar un producto en los resultados de la búsqueda, selecciónalo marcando la casilla en la esquina superior izquierda y luego elige + Formulario de pedido en las acciones en la parte inferior de la pantalla. Incluso puedes arrastrar y soltar productos en un formulario arrastrándolos a la pestaña de pedidos interactiva. Para agregar un producto desde un proyecto, en la pestaña Productos, selecciona el producto que deseas agregar y selecciona Agregar productos al formulario en la parte inferior de la pantalla. Si deseas agregar un producto desde una presentación, haz clic en la pantalla de detalles del producto, luego haz clic en el menú desplegable Acciones del artículo, selecciona Agregar artículo al formulario de pedido y luego elige tu formulario.

How to Filter and Export Orders

Cómo filtrar y exportar pedidos

To filter your forms, select the Filters option at the top of the Order Management dashboard. Narrow your search by date range, salesperson, client, supplier, and more.
Para filtrar sus formularios, seleccione la opción Filtros en la parte superior del panel de control de Gestión de pedidos. Limite su búsqueda por rango de fechas, vendedor, cliente, proveedor y más.

You can also select whether you want to export all your orders that have not been exported already, or export only your tagged orders.
También puede seleccionar si desea exportar todos los pedidos que aún no se hayan exportado o exportar solo los pedidos etiquetados.

If you would like to export your forms, click the Export button at the top of the dashboard. You can export your forms to QuickBooks, as an XML document, CSV/Excel file, or simply mark your list as exported. Please note: exporting to QuickBooks will add vendors, customers and item records as needed for each order. If the record already exists, it will just be updated. Once your criteria are set, select Start Export.
Si desea exportar sus formularios, haga clic en el botón Exportar en la parte superior del panel de control. Puede exportar sus formularios a QuickBooks, como un documento XML, un archivo CSV/Excel o simplemente marcar su lista como exportada. Tenga en cuenta: la exportación a QuickBooks agregará proveedores, clientes y registros de artículos según sea necesario para cada pedido. Si el registro ya existe, simplemente se actualizará. Una vez que haya establecido sus criterios, seleccione Iniciar exportación.

To filter your forms, select the Filters option at the top of the Order Management dashboard. Narrow your search by date range, salesperson, client, supplier, and more.
Para filtrar sus formularios, seleccione la opción Filtros en la parte superior del panel de control de Gestión de pedidos. Limite su búsqueda por rango de fechas, vendedor, cliente, proveedor y más.

You can also select whether you want to export all your orders that have not been exported already, or export only your tagged orders.
También puede seleccionar si desea exportar todos los pedidos que aún no se hayan exportado o exportar solo los pedidos etiquetados.

If you would like to export your forms, click the Export button at the top of the dashboard. You can export your forms to QuickBooks, as an XML document, CSV/Excel file, or simply mark your list as exported. Please note: exporting to QuickBooks will add vendors, customers and item records as needed for each order. If the record already exists, it will just be updated. Once your criteria are set, select Start Export.
Si desea exportar sus formularios, haga clic en el botón Exportar en la parte superior del panel de control. Puede exportar sus formularios a QuickBooks, como un documento XML, un archivo CSV/Excel o simplemente marcar su lista como exportada. Tenga en cuenta: la exportación a QuickBooks agregará proveedores, clientes y registros de artículos según sea necesario para cada pedido. Si el registro ya existe, simplemente se actualizará. Una vez que haya establecido sus criterios, seleccione Iniciar exportación.

Things to Know:

Lo que debe saber:

The Order Management module integrates seamlessly with QuickBooks Desktop and QuickBooks Online.

El módulo de administración de pedidos se integra perfectamente con QuickBooks Desktop y QuickBooks Online.

Watch the video to see how to integrate your QuickBooks Online system.

Vea el video para ver cómo integrar su sistema QuickBooks Online.

Watch DemoVea la demostración

How to Run Reports

Cómo ejecutar informes

Click Reports at the top of the orders dashboard. From here you can select Document Listing, run a Salesperson Summary report, or a Commissions report. You can either run your reports based on the documents in your Dashboard View, select only the tagged documents, or select Custom Filter.
Haga clic en Informes en la parte superior del panel de pedidos. Desde aquí puede seleccionar Listado de documentos, ejecutar un informe de Resumen del vendedor o un informe de Comisiones. Puede ejecutar sus informes basándose en los documentos en su Vista de Panel, seleccionar solo los documentos etiquetados o seleccionar Filtro personalizado.

With the Custom Filter, you can run more specific reports by date, type, salesperson, status, or export status. Type allows you to filter by document Type such as Sales Orders, Invoices, and more. The Salesperson summary breaks down the information by each individual sales rep and shows you their number of transactions, total costs, total sell, total profit, and GPM, helping you monitor what each rep is spending the majority of their time on and which rep is selling the most.
Con el filtro personalizado, puede ejecutar informes más específicos por fecha, tipo, vendedor, estado o estado de exportación. Tipo le permite filtrar por tipo de documento, como órdenes de venta, facturas y más. El resumen del vendedor desglosa la información de cada representante de ventas individual y le muestra su número de transacciones, costos totales, ventas totales, ganancias totales y GPM, lo que lo ayuda a monitorear en qué dedica cada representante la mayor parte de su tiempo y qué representante. vendiendo más.

Click Reports at the top of the orders dashboard. From here you can select Document Listing, run a Salesperson Summary report, or a Commissions report. You can either run your reports based on the documents in your Dashboard View, select only the tagged documents, or select Custom Filter.
Haga clic en Informes en la parte superior del panel de pedidos. Desde aquí puede seleccionar Listado de documentos, ejecutar un informe de Resumen del vendedor o un informe de Comisiones. Puede ejecutar sus informes basándose en los documentos en su Vista de Panel, seleccionar solo los documentos etiquetados o seleccionar Filtro personalizado.

With the Custom Filter, you can run more specific reports by date, type, salesperson, status, or export status. Type allows you to filter by document Type such as Sales Orders, Invoices, and more. The Salesperson summary breaks down the information by each individual sales rep and shows you their number of transactions, total costs, total sell, total profit, and GPM, helping you monitor what each rep is spending the majority of their time on and which rep is selling the most.
Con el filtro personalizado, puede ejecutar informes más específicos por fecha, tipo, vendedor, estado o estado de exportación. Tipo le permite filtrar por tipo de documento, como órdenes de venta, facturas y más. El resumen del vendedor desglosa la información de cada representante de ventas individual y le muestra su número de transacciones, costos totales, ventas totales, ganancias totales y GPM, lo que lo ayuda a monitorear en qué dedica cada representante la mayor parte de su tiempo y qué representante. vendiendo más.

How to Integrate Your Website or Store’s Cart with Order Management

Cómo integrar el carrito de su sitio web o tienda con la gestión de pedidos

First, log onto SAGEmember.com, and then click the drop down for your website on the lefthand side of the page, and click on Cart Settings. Next, click into the Checkout Settings tab and scroll all the way down to number 37. 
Primero, inicie sesión en SAGEmember.com y luego haga clic en el menú desplegable de su sitio web en el lado izquierdo de la página y haga clic en Configuración del carrito. A continuación, haga clic en la pestaña Configuración de pago y desplácese hasta el número 37. 

Option 37 allows you to create an invoice or quote. This feature will automatically create an invoice or quote for the cart order in the Order Management module in SAGE Workplace upon checkout. Simply select the yes button to turn on that feature. This will not create an order, just an invoice or quote. Then click save.  
La opción 37 le permite crear una factura o cotización. Esta función creará automáticamente una factura o cotización para el pedido del carrito en el módulo de Gestión de pedidos en SAGE Workplace al finalizar la compra. Simplemente seleccione el botón Sí para activar esa función. Esto no creará un pedido, solo una factura o cotización. Luego haga clic en guardar.  

To retrieve your invoice once the order has been submitted, you can either view it in your orders dashboard or select the Invoices tab at the top of the Order Management module in SAGE Workplace. From there, you can start the invoice process. 
Para recuperar su factura una vez que se haya enviado el pedido, puede verla en su panel de pedidos o seleccionar la pestaña Facturas en la parte superior del módulo Gestión de pedidos en SAGE Workplace. Desde allí, puede iniciar el proceso de facturación. 

You can also choose to not have invoices automatically created and instead create invoices retroactively for each individual order or groups of orders. To create an individual or multiple invoices, you will need to log onto SAGEmember.com and select Cart Orders in the left side menu.  
También puede optar por no crear facturas automáticamente y, en su lugar, crear facturas retroactivamente para cada pedido individual o grupo de pedidos. Para crear una factura individual o varias, deberá iniciar sesión en SAGEmember.com y seleccionar Pedidos del carrito en el menú del lado izquierdo.  

Next, check the box next to the order or tag multiple orders you would like to create an invoice for, and select Create Invoice from the Tag Actions drop down menu at the top. Your invoices will then appear in the Order Management module in SAGE Workplace. 
Luego, marque la casilla junto al pedido o etiquete varios pedidos para los que desea crear una factura y seleccione Crear factura en el menú desplegable Etiquetar acciones en la parte superior. Sus facturas aparecerán en el módulo Gestión de pedidos de SAGE Workplace.

First, log onto SAGEmember.com, and then click the drop down for your website on the lefthand side of the page, and click on Cart Settings. Next, click into the Checkout Settings tab and scroll all the way down to number 37.
Primero, inicie sesión en SAGEmember.com y luego haga clic en el menú desplegable de su sitio web en el lado izquierdo de la página y haga clic en Configuración del carrito. A continuación, haga clic en la pestaña Configuración de pago y desplácese hasta el número 37.

Option 37 allows you to create an invoice or quote. This feature will automatically create an invoice or quote for the cart order in the Order Management module in SAGE Workplace upon checkout. Simply select the yes button to turn on that feature. This will not create an order, just an invoice or quote. Then click save.
La opción 37 le permite crear una factura o cotización. Esta función creará automáticamente una factura o cotización para el pedido del carrito en el módulo de Gestión de pedidos en SAGE Workplace al finalizar la compra. Simplemente seleccione el botón Sí para activar esa función. Esto no creará un pedido, solo una factura o cotización. Luego haga clic en guardar.

To retrieve your invoice once the order has been submitted, you can either view it in your orders dashboard or select the Invoices tab at the top of the Order Management module in SAGE Workplace. From there, you can start the invoice process.
Para recuperar su factura una vez que se haya enviado el pedido, puede verla en su panel de pedidos o seleccionar la pestaña Facturas en la parte superior del módulo Gestión de pedidos en SAGE Workplace. Desde allí, puede iniciar el proceso de facturación.

You can also choose to not have invoices automatically created and instead create invoices retroactively for each individual order or groups of orders. To create an individual or multiple invoices, you will need to log onto SAGEmember.com and select Cart Orders in the left side menu.
También puede optar por no crear facturas automáticamente y, en su lugar, crear facturas retroactivamente para cada pedido individual o grupo de pedidos. Para crear una factura individual o varias, deberá iniciar sesión en SAGEmember.com y seleccionar Pedidos del carrito en el menú del lado izquierdo.

Next, check the box next to the order or tag multiple orders you would like to create an invoice for, and select Create Invoice from the Tag Actions drop down menu at the top. Your invoices will then appear in the Order Management module in SAGE Workplace.
Luego, marque la casilla junto al pedido o etiquete varios pedidos para los que desea crear una factura y seleccione Crear factura en el menú desplegable Etiquetar acciones en la parte superior. Sus facturas aparecerán en el módulo Gestión de pedidos de SAGE Workplace.

Things to Know:

Lo que debe saber:

The best part is that you can access the Order Management module and all your data from SAGE Workplace!

¡Lo mejor es que puede acceder al módulo Gestión de pedidos y a todos sus datos desde SAGE Workplace!

For more details on Order Management, contact your SAGE Account Advisor!

Para obtener más detalles sobre la Gestión de pedidos, comuníquese con su asesor de cuentas de SAGE.

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